Hinweise zur Datenverarbeitung an der Notarstelle Notar Carsten Link mit dem Amtssitz in Frankfurt am Main
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
Verantwortlicher:
Notar Carsten Link
Am Klingelborn 2
60437 Frankfurt am Main
Telefon: 06101 - 9887589
E-Mail: mail@advocat-link.de
Behördlicher Datenschutzbeauftragter: Herr Frank Stadler.
Der behördliche Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Anschrift beziehungsweise unter stadler@scan.de erreichbar.
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung
- Anrede, Vorname, Nachname, (ggf.) Titel, Geburtsname (sofern vorhanden);
- Wohnort und Straße (private Anschrift);
- inländische Geschäftsanschrift, Sitz und Handelsregisternummer (bei Beteiligung juristischer Personen);
- Sofern erforderlich die steuerliche Identifikationsnummer (z. B. zur Erfüllung der Anzeigepflicht gegenüber der Grunderwerbsteuerstelle);
- Sofern erforderlich Geburtsstandesamt und Geburtenregisternummer (zur Meldung an das Zentrale Testamentsregister);
- Daten von Dritten (zumeist Angehörige) im Zusammenhang mit der Beurkundung von Testamenten/Erbverträgen oder Vorsorgevollmachten;
- soweit mir von Ihnen mitgeteilt: Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) sowie E-Mail-Adresse;
- Weitere Informationen, die zur Erfüllung der notariellen Amtspflichten erforderlich sind.
- um mir eine Gewissheit über Ihre Person zu verschaffen (Ausschluss einer Verwechslungsgefahr) bzw. Sie als Urkundsbeteiligte/n identifizieren zu können;
- um meine notariellen Amtspflichten ordnungsgemäß erfüllen zu können. Dazu gehören die Erhebung und weitere Verarbeitung von Daten zur Erfüllung meiner gesetzlichen Pflichten gemäß Bundesnotarordnung (BNotO), Beurkundungsgesetz (BeurkG), Dienstordnung für Notare (DONot), Richtlinien der Notarkammern und weiterer Nebengesetze (bspw. Geldwäschegesetz) sowie meine Pflicht nach § 17 Abs. 1 BeurkG, den Sachverhalt umfassend aufzuklären sowie Ihren Willen zu erforschen;
- zur Korrespondenz mit Ihnen, den anderen formell sowie materiell Urkundsbeteiligten und Dritten gemäß nachstehend 3.;
- zur Rechnungsstellung;
- zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) (die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt) und lit. e) (die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde) DSGVO zu den genannten Zwecken für eine ordnungsgemäße Amtsausübung erforderlich und rechtmäßig. Zur Erläuterung: Dem Notar sind als Träger eines öffentlichen Amtes bestimmte hoheitliche Aufgaben vom Staat übertragen worden, die durch besondere rechtliche Pflichten konkretisiert werden. Vor diesem Hintergrund ist jede von Notaren vorgenommene Datenverarbeitung zulässig, die zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich ist.
Die von mir erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Notare, die sich aus § 5 Abs. 4 DONot ergeben, gespeichert und danach gelöscht/vernichtet. Im Wesentlichen sind dabei die Urkunden, die Urkundenrolle und das Namensverzeichnis 100 Jahre und die Nebenakten 7 Jahre (bei Letzteren kann der Notar im Einzelfall eine längere Aufbewahrungspflicht bestimmen) aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres beginnt. Sofern die Nebenakte oder Teile davon (auch) elektronisch geführt werden, bezieht sich die Löschungspflicht auch darauf.
3. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
- a) die Korrespondenz mit und Weitergabe der Daten an alle(n) formell und materiell Urkundsbeteiligte(n);
- b) bei notariellen Tätigkeiten mit Grundbuchbezug die Weitergabe an das zuständige Amtsgericht - Grundbuchamt -;
- c) bei angeordneten Betreuungen oder Nachlasspflegschaften die Weitergabe an das zuständige Amtsgericht - Betreuungsgericht/Nachlassgericht -;
- d) die Weitergabe zur Erfüllung der aufgrund von Rechtsvorschriften gegenüber Gerichten und Behörden bestehenden Mitteilungspflichten, namentlich
- aa) Anzeigen an das Finanzamt (bei grunderwerbsteuerlich relevanten Vorgängen nach § 18 GrEStG zusammen mit der entsprechenden Veräußerungsanzeige - Finanzamt Grunderwerbsteuerstelle -; bei schenkungsteuerlich relevanten Vorgängen oder Erbauseinandersetzungen nach ErbStG iVm §§ 7, 8 ErbStDV zusammen mit den entsprechenden Vordrucken - Finanzamt Erbschaft- und Schenkungsteuerstelle -; im Zusammenhang mit bestimmten Vorgängen bei Kapitalgesellschaften nach § 54 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung - Finanzamt Körperschaftsteuerstelle -);
- bb) Benachrichtigung des Gutachterausschusses gemäß § 195 Abs. 1 BauGB, insbesondere bei Grundstücksveräußerungen;
- cc) Einreichung der Gesellschafterliste an das Handelsregister gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 GmbHG;
- dd) bei allen erbfolgerelevanten Urkunden (insbesondere Testamente / Erbverträge, ggf. auch Eheverträge) Weitergabe der Verwahrangaben an das bei der Bundesnotarkammer geführte zentrale Testamentsregister;
- ee) ggf. im Zusammenhang mit Vorsorgeurkunden Weitergabe persönlicher Daten (auch Dritter = Bevollmächtigter) an das bei der Bundesnotarkammer geführte Zentrale Vorsorgeregister;
- ff) in seltenen familienrechtlichen Fällen Weitergabe von Daten an das Standesamt (bspw. Vaterschaftsanerkennungen) oder an das Jugendamt (bspw. Sorgeerklärung).
4. Betroffenenrechte
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von mir verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei mir erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, jedoch nur, soweit diese für den Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind oder keine (insofern vorgehende) Verpflichtung meinerseits zur Verarbeitung und Speicherung mehr besteht (bspw. nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen);
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und ich die Daten nicht mehr benötige, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder meines Amtssitzes wenden.
Eine Einwilligung Ihrerseits zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bedarf es nicht, da ich, wie zuvor aufgezeigt, im Rahmen meiner notariellen Amtsausübung gesetzlich dazu verpflichtet bin. Habe ich in Ausnahmefällen, dann mit Ihrer Einwilligung, Daten erhoben, die für die Ausübung meiner notariellen Amtstätigkeit nicht erforderlich sind, gilt:
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO kann Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber mir widerrufen werden. Dies hat zur Folge, dass ich die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf.
5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an mail@advocat-link.de